--- title: "Ausschreibungen im Planungsbüro: 30 Minuten statt 10 Stunden" description: "Use-Case-Studie Planungsbüro: KL rechnet vor, wie ein auf das Büro-Profil abgestimmter Agent den Aufwand der Ausschreibungs-Akquise um Faktor 20 senkt." canonical_url: "https://kevinludwig.com/de/case-studies/planungsbuero-ausschreibungs-pipeline" last_updated: "2026-03-15" --- [Alle Case Studies](https://kevinludwig.com/de/case-studies) Use Case, Planungsbüro, 2026 # Ausschreibungen im Planungsbüro: 30 Minuten Prüfung statt 10 Stunden Akquise am Tag Wie ein Agent, der das Profil des Büros kennt, die tägliche Ausschreibungs-Akquise von bis zu zehn Mitarbeiter-Stunden auf dreißig Minuten Prüfung verkürzen kann, ohne generische Vergabe-KI. Eine Use-Case-Studie aus Gesprächen mit Planungsbüros und unserem produktreifen Prototyp. [Read in English](https://kevinludwig.com/en/case-studies/planungsbuero-ausschreibungs-pipeline) Möglicher Effekt 20× Weniger Zeit in der Akquise (Hochrechnung aus den Werten der Gespräche) - Branche Planungsbüros (Architektur- und Ingenieurleistungen) ab etwa 10 Mitarbeitenden, die regelmäßig auf öffentliche Ausschreibungen bieten - Umfang Vollständig gebauter Prototyp; Hochrechnung auf Basis der Werte, die Planungsbüros in unseren Gesprächen genannt haben - Eingesetzte Technologien Claude Sonnet, Next.js, Postgres, Vergabeportale (EU und Deutschland) ## Ausgangslage In Planungsbüros arbeiten oft mehrere Leute täglich an der Ausschreibungs-Akquise: Sie sichten Bekanntmachungen auf den Vergabeportalen, ordnen sie ein, schreiben Bewerbungsunterlagen, wählen passende Mitarbeitende nach Kompetenz aus und fragen Kooperationspartner an. Wer nur nach Stichworten filtert, bekommt Trefferlisten, die auf tausende Büros gleichzeitig passen und auf keines wirklich. ## Was wir gebaut haben Der Agent arbeitet nicht mit einem allgemeinen Stichwortfilter, sondern mit dem Profil des Büros: seine Referenzen, die Kompetenzen der Mitarbeitenden, die festen Kooperationspartner und die je Sparte festgelegten Ziel-Auftragsgrößen. Claude Sonnet ordnet neue Bekanntmachungen anhand dieses Profils ein, erstellt aus den Ausschreibungsunterlagen die erste Bewerbung und, wenn es weitergeht, die Präsentation. In 30 Minuten wissen Sie, ob es für Ihren Ablauf passt. [Erstgespräch vereinbaren](https://kevinludwig.com/de/kontakt#termin) ## Schwerpunkte - ### Abgestimmt auf Ihr Büro-Profil Eine Vergabe-KI, die Ihr Büro nicht kennt, kann nur allgemeine Treffer liefern. Wir indexieren Ihre Referenzliste, die Kenntnisse Ihrer Mitarbeitenden, Ihre festen Kooperationspartner und die Auftragsgrößen, die sich für Sie wirtschaftlich rechnen. Die Einordnung zeigt dann, was Ihr Büro tatsächlich leisten kann, und nicht, was auf zehntausend andere Büros genauso passt. - ### Von der Sichtung bis zur Präsentation Der Agent übernimmt die Vorarbeit im Akquise-Prozess: Er filtert Bekanntmachungen von den Vergabeportalen, ordnet sie ein, erstellt aus den Ausschreibungsunterlagen die erste Bewerbung, sucht passende Mitarbeitende aus Ihrer Personaldatenbank und schlägt Kooperationspartner vor. Kommt eine Bewerbung in die nächste Runde, erstellt derselbe Agent die Präsentation nach demselben Prinzip. - ### Compliance bleibt im Büro Wir bauen keine KI, die vergaberechtlich urteilt. Der Agent übernimmt nur die Vorarbeit: sichten, einordnen, entwerfen, Mitarbeitende nach Kompetenz zuordnen. Die rechtskonforme Fertigstellung (Eigenerklärungen wie die EEE, Einhaltung des Verfahrens) bleibt in Ihrem bestehenden Workflow. Das Risiko nach VgV, GWB und HOAI bleibt in Ihrer Hand. ## Warum Vergabe-KI Ihr Büro-Profil kennen muss. Vergabe-Software gibt es seit Jahren. Was bisher fehlt, ist eine Vergabe-KI, die versteht, wofür Ihr Büro steht. Das haben wir in unseren Gesprächen mit Planungsbüros immer wieder gehört: Ein reiner Stichwortfilter kennt das Büro-Profil nicht. Er liefert eine Trefferliste, die auf tausende Büros gleichzeitig passt und auf keines wirklich, und aussortieren müssen wieder die Akquise-Verantwortlichen selbst. Wir stimmen den Agenten deshalb auf das konkrete Büro-Profil ab: Referenzen, Kompetenzen der Mitarbeitenden, feste Kooperationspartner und die je Sparte festgelegten Ziel-Auftragsgrößen. Hochgerechnet werden aus täglich bis zu 10 Mitarbeiter-Stunden Akquise 30 Minuten Prüfung, also Faktor 20. Den Ansatz haben wir als funktionierenden Prototyp gebaut: Referenzliste und Personaldatenbank indexiert, die Einordnung mit echten Bekanntmachungen betrieben, die Vorauswahl auf die Leistungen des Büros abgestimmt. Der Prototyp läuft, und er ist der Startpunkt für Ihr Büro. Die berechtigte Sorge Wieder ein Vergabe-Filter, der alles über 5 Mio. € aussortiert, ohne zu prüfen, ob Ihr Profil tatsächlich passt. ## Ihr Ausschreibungs-Agent in 10 Arbeitstagen. Im 10-Tage-Piloten läuft der Agent mit Ihrem Büro-Profil auf echten Bekanntmachungen. Ihr Akquise-Team prüft die Treffer, bevor Sie über die Umsetzung entscheiden. [Alles zum 10-Tage-Piloten](https://kevinludwig.com/de/leistungen/pilot) - ### Ihr Büro-Profil, indexiert Referenzen, Kompetenzen, Kooperationspartner und Ziel-Auftragsgrößen, übernommen aus den Listen, die Sie schon haben. - ### Eine vorsortierte Trefferliste Echte Bekanntmachungen von den Vergabeportalen, eingeordnet nach Ihrem Profil, mit Begründung je Treffer. - ### Eine erste Bewerbung Aus den Ausschreibungsunterlagen eines passenden Treffers erstellt, zum Gegenlesen durch Ihr Team. Ist die Anbindung Ihrer Portale aufwendiger, folgt die Bewerbung in der Umsetzung. - ### Entscheidungsvorlage mit Ihren Zahlen Wie viel Prüfzeit Ihr Team gebraucht hat, wie gut die Treffer waren und was die Umsetzung braucht. ## Was wir von Ihnen brauchen - Ihre Referenzliste, so wie sie heute vorliegt, in jedem Format - Eine Übersicht Ihrer Mitarbeitenden mit Fachgebieten - Ihre festen Kooperationspartner und die Mindest-Auftragsgröße je Sparte - Eine Person aus der Akquise, die die Treffer bewertet und fachlich entscheidet ## Worauf Sie sich verlassen können. - ### Tag-7-Zusage Erfüllt die Version an Tag 7 einen der schriftlich vereinbarten Prüfpunkte nicht, zeigen wir Ihnen innerhalb von fünf Arbeitstagen eine neue Version, bis alle erfüllt sind, sofern Zugänge und Daten wie vereinbart vorliegen. - ### Fester Betrag Sie bekommen vor dem Start einen festen Betrag für den schriftlich vereinbarten Umfang. Mehr berechnen wir nur, wenn Sie zusätzliche Arbeit beauftragen. Kosten anderer Anbieter, etwa für Hosting oder KI, stehen getrennt im Angebot. Nur für Unternehmen. Die Einzelheiten regelt das schriftliche Angebot, Ihre gesetzlichen Rechte bleiben bestehen. ## Was wir in den Gesprächen gehört haben In mindestens fünf Gesprächen mit Planungsbüros kam dasselbe Thema auf: Die Ausschreibungs-Akquise frisst Zeit, die niemand abrechnen kann. Der Ablauf ist über Jahre gewachsen und sieht fast überall gleich aus. Mehrere Leute teilen sich die Schritte: Bekanntmachungen auf den Vergabeportalen sichten und einordnen, Bewerbungsunterlagen schreiben, passende Mitarbeitende nach Kompetenz heraussuchen, Kooperationspartner anfragen. Je nach Größe des Büros nannten die Inhaber mehrere Stunden bis **gut 10 Stunden am Tag. Am oberen Ende ist das mehr als eine Vollzeitstelle, für Bewerbungen statt für Planung.** Ebenfalls in fast jedem Gespräch: Stichwortfilter und Vergabe-Tools wurden schon ausprobiert. Sie wissen aber nicht, welche Projekte zu einem Büro passen, liefern deshalb viele Bekanntmachungen, die nicht passen, und aussortieren muss wieder ein Mensch. ## Architektur Der Agent arbeitet **nicht mit einem allgemeinen Stichwortfilter**, sondern mit dem Profil des Büros. Dafür indexieren wir: 1. **Referenzen indexieren:** Die Referenzen des Büros bekommen Tags für Sparte, Auftragsgröße, Bauphase und regionale Verteilung. 2. **Kompetenzen erfassen:** Aus der Personaldatenbank kommen die Kompetenzen der Mitarbeitenden: Fachgebiete, Software-Kenntnisse, Zertifikate, typische Projektgrößen. 3. **Kooperationspartner:** Die festen Partner sind nach Sparten getaggt, zusammen mit der Bilanz der bisherigen Zusammenarbeit. 4. **Ziel-Auftragsgrößen:** Je Sparte legt das Büro fest, unterhalb welcher Auftragsgröße sich eine Bewerbung wirtschaftlich nicht lohnt. Der Agent (Claude Sonnet) ordnet neue Bekanntmachungen von den Vergabeportalen anhand dieses Profils ein. Bei Treffern mit hoher Bewertung erstellt er aus den Ausschreibungsunterlagen direkt die erste Bewerbung. Treffer mit mittlerer Bewertung landen auf einer Prüfliste für eine einzige Akquise-Verantwortliche. Kommt eine Bewerbung in die nächste Runde, erstellt derselbe Agent die Präsentation nach denselben Kriterien aus dem Büro-Profil. **Compliance:** Der Agent übernimmt nur die Vorarbeit. Eigenerklärungen wie die EEE (Einheitliche Europäische Eigenerklärung) und die rechtskonforme Durchführung des Verfahrens bleiben im bestehenden Workflow des Büros. Das Risiko nach VgV, GWB und HOAI bleibt vollständig in der Hand des Büros. ## Modellrechnung Die Hochrechnung geht vom oberen Ende der Werte aus, die Planungsbüros in unseren Gesprächen genannt haben (10 Mitarbeiter-Stunden pro Tag in der Akquise), und ist gegen die Bekanntmachungen validiert, die der Prototyp verarbeitet hat: - **10 Mitarbeiter-Stunden pro Tag → 30 Minuten Prüfung** in der Akquise (Faktor 20) - **Eigenschaft der Architektur:** Fällt der Engpass beim Einordnen weg, lassen sich mehr Bewerbungen ohne zusätzliches Personal bearbeiten. - **Eigenschaft der Architektur:** Die Zuordnung nach Kompetenz wird einheitlicher, weil der Agent eine indexierte Personaldatenbank nutzt statt einer manuellen Zuordnung. Die frei gewordene Zeit fließt zurück in **die fachliche Planung**, **mit denselben Leuten**. ## Was wir daraus mitnehmen Eine Vergabe-KI, die nichts über das Büro weiß, kann nur allgemeine Treffer liefern. Entscheidend ist nicht das Modell, sondern die **Indexierung des Büro-Profils**. Ohne diesen Schritt liefert auch ein starkes Modell wie Claude Sonnet nur durchschnittliche Treffer. Genau das haben wir gebaut: einen funktionierenden Prototyp, der das Büro-Profil indexiert und mit echten Bekanntmachungen läuft. Für Ihr Büro ist er der Startpunkt eines 10-Tage-Piloten und kein Konzept auf Papier. Methodik im Detail: Annahmen und Rechnung Damit der Faktor 20 nachvollziehbar bleibt, hier die Rechnung an einem generischen Planungsbüro. Grundlage sind die Werte aus unseren Gesprächen mit Planungsbüros und die Soll-Bearbeitungszeit, die wir im vollständig gebauten Prototyp validiert haben. ### Branchentypische Annahmen - **Aufkommen auf den Vergabeportalen (EU und Deutschland):** Wir rechnen mit 800–1.200 relevanten Bekanntmachungen pro Woche über alle Sparten. - **Trefferquote nach Indexierung des Büro-Profils:** Typisch sind 0,5–2 % der neuen Bekanntmachungen echte Treffer für ein spezialisiertes Büro. Der Rest passt zur Sparte, aber nicht zum konkreten Profil. - **Manueller Sichtungsaufwand ohne Vorklassifikation:** rund 3 Min pro Bekanntmachung × 200 Bekanntmachungen/Tag = 600 Min/Tag = **10 Mitarbeiter-Stunden/Tag** (oberes Ende der Werte aus den Gesprächen). - **HOAI-Honorarzonen:** Für spezialisierte Büros sind vor allem Aufträge in den oberen Honorarzonen IV und V interessant, weil dort die Honorarsätze höher liegen. - **Vergaberecht:** Eigenerklärungen wie die EEE bleiben im bestehenden Workflow des Büros. Die KI nimmt keine vergaberechtliche Bewertung vor. Das Risiko nach VgV, GWB und HOAI bleibt in der Hand des Büros. ### Die Rechnung - **Faktor 20:** 600 Min/Tag (oberes Ende aus den Gesprächen) / 30 Min/Tag (im Prototyp validierte Soll-Bearbeitungszeit für die Prüfung der gefilterten Top-Treffer) = **20×**. Die Soll-Zeit haben wir im vollständig gebauten Prototyp an echten Bekanntmachungen gemessen, nicht modelliert. - **Was das in Stellen bedeutet:** Bei 8 Stunden pro Arbeitstag entsprechen 10 Mitarbeiter-Stunden etwa 1,25 Vollzeitstellen in der Akquise. Akquise bringt kein Honorar, Planungsleistung schon. Jede Stunde, die aus der Akquise in die Planung wandert, lässt sich abrechnen. ### Wovon das Ergebnis abhängt - Kleinere Büros sparen absolut weniger Stunden, der Faktor bleibt ähnlich. - Bei stark spezialisierten Büros (z. B. ausschließlich Tragwerksplanung in Honorarzone V) lässt sich noch schärfer filtern. Der Faktor kann auf **30–40×** steigen, weil die Trefferquote unter 1 % liegt und manuelles Sichten entsprechend ineffizienter ist. ## Compliance Wir bauen keine KI, die vergaberechtlich urteilt. Der Agent übernimmt nur die Vorarbeit: sichten, einordnen, entwerfen, Mitarbeitende nach Kompetenz zuordnen. Die rechtskonforme Fertigstellung (Eigenerklärungen wie die EEE, Einhaltung des Verfahrens) bleibt in Ihrem bestehenden Workflow, bei Bedarf mit Ihrer anwaltlichen Beratung. So bleibt das Risiko nach VgV, GWB und HOAI vollständig in Ihrer Hand. Wir hosten in EU-Regionen, schließen den AVV vor Projektstart und können das System auch auf Ihren eigenen Servern betreiben, wenn das Datenschutzkonzept Ihres Büros das verlangt. ## Häufige Fragen Welche Vergabeplattformen sind angebunden? Standardmäßig die großen Vergabeportale der EU und des Bundes, die zusammen einen Großteil der Bekanntmachungen bündeln, die für Planungsbüros in Deutschland relevant sind. Weitere Ausschreibungsportale binden wir an, wenn Ihr Büro Ausschreibungen aus diesen Quellen verfolgt. Die konkrete Anbindung prüfen wir am ersten Tag des 10-Tage-Piloten. Was unterscheidet das von generischen Vergabe-Tools? Ein Tool, das Ihr Büro nicht kennt, kann öffentliche Bekanntmachungen nur nach Stichworten filtern. Das Ergebnis sind viele Treffer, die nicht passen: zu klein, zu groß, falsche Sparte, keine passenden Kompetenzen. Wir gehen anders vor. Im 10-Tage-Piloten indexieren wir Ihre Referenzliste, die Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden, Ihre festen Kooperationspartner und Ihre Ziel-Auftragsgrößen. Der Agent ordnet neue Bekanntmachungen anhand dieses Profils ein und liefert eine kurze, vorsortierte Trefferliste statt einer unsortierten Flut. Wie schnell sehen wir Ergebnisse? Der 10-Tage-Pilot dauert zehn Arbeitstage: Der Agent ordnet echte Bekanntmachungen von den Vergabeportalen ein, abgeglichen mit Ihrem Büro-Profil. Bei der vollständigen Umsetzung folgen innerhalb weniger Wochen die automatische Dokument-Erstellung und die Zuordnung der Mitarbeitenden nach Kompetenz. Die Akquise-Verantwortlichen sehen den Effekt ab der ersten Runde neuer Bekanntmachungen nach dem Start. Hochgerechnet sinkt der tägliche Aufwand von bis zu 10 Mitarbeiter-Stunden auf 30 Minuten Prüfung, also Faktor 20. Wer hält das System auf unser Büro-Profil abgestimmt? Auf Wunsch übernehmen wir das in den ersten sechs Monaten: Einmal im Monat passen wir die Prompts an, auf Grundlage Ihrer Rückmeldungen zu den Treffern. Danach übergeben wir die Werkzeuge an Ihr Akquise-Team: eine Oberfläche zum Verschlagworten der Referenzen, eine Pflegemaske für die Kenntnisse in der Personaldatenbank und einen Prompt-Editor mit Versionierung. Auf Wunsch bleiben wir mit einem Wartungsvertrag Ihr Ansprechpartner. Wer dauerhaft strategische Begleitung möchte, bekommt sie über unser Angebot Fractional CTO. Wie groß muss unser Büro für das System sein? Sinnvoll ist das System ab etwa 10 Mitarbeitenden, wenn Ihr Büro regelmäßig auf öffentliche Ausschreibungen bietet. Kleinere Büros sparen absolut weniger Stunden, der Faktor bleibt ähnlich. Ab etwa 150 Mitarbeitenden wird der Effekt besonders groß: Hochgerechnet werden in der Akquise 1,5–2,5 Vollzeitstellen frei. Sie fallen nicht weg, sondern wandern in die fachliche Planung. ## Das Gleiche für Ihr Unternehmen? Am schnellsten finden Sie das mit einem 10-Tage-Piloten auf Ihren eigenen Daten heraus. - [10-Tage-Pilot Erste Version meist nach wenigen Tagen, mit Ihren echten Daten](https://kevinludwig.com/de/leistungen/pilot) - [Umsetzung Wenn der Pilot überzeugt: in Wochen im Einsatz](https://kevinludwig.com/de/leistungen/umsetzung) ## Sprechen Sie uns an. Sie schildern, worum es geht, und bekommen von Kevin Ludwig eine erste Einschätzung, ob und wie es sich umsetzen lässt. > „Auf ihn ist einfach Verlass.“ Judith Hickel, Gloria Kollektiv e.V. 5,0 bei 8 Google-Bewertungen Stand: 6. Oktober 2026. Wir prüfen nicht, ob Bewertungen von Kunden stammen. [Erstgespräch vereinbaren](https://kevinludwig.com/de/kontakt#termin) [Oder schreiben Sie uns, ein Satz genügt.](https://kevinludwig.com/de/kontakt?anliegen=idea#anliegen) An Werktagen antworten wir meist innerhalb von 24 Stunden.