Das Muster in der Branche
Mittelständische Planungsbüros verfolgen jeden Tag Ausschreibungen auf TED und DÖE. Der Akquise-Prozess ist über Jahre gewachsen. Typischerweise arbeiten mehrere Mitarbeitende je zwei Stunden täglich an verschiedenen Schritten: Bekanntmachungen sichten und einordnen, Bewerbungsunterlagen schreiben, passende Mitarbeitende nach Kompetenz aus der Personaldatenbank auswählen, Kooperationspartner anfragen.
Unterm Strich sind das rund 10 Stunden am Tag, also gut eine Vollzeitstelle, für Bewerbungen statt für Planung.
Ein Filter, der nur nach Stichworten sucht, weiß nicht, was ein Büro tatsächlich baut. Er liefert deshalb viele Bekanntmachungen, die nicht passen, und aussortieren muss wieder ein Mensch.
Architektur
Der Agent arbeitet nicht mit einem allgemeinen Stichwortfilter, sondern mit dem Profil des Büros. Dafür indexieren wir:
- Referenzen indexieren: Die Referenzen des Büros bekommen Tags für Sparte, Auftragsgröße, Bauphase und regionale Verteilung.
- Kompetenzen erfassen: Aus der Personaldatenbank kommen die Kompetenzen der Mitarbeitenden: Fachgebiete, Software-Kenntnisse, Zertifikate, typische Projektgrößen.
- Kooperationspartner: Die festen Partner sind nach Sparten getaggt, zusammen mit der Bilanz der bisherigen Zusammenarbeit.
- Ziel-Auftragsgrößen: Je Sparte legt das Büro fest, unterhalb welcher Auftragsgröße sich eine Bewerbung wirtschaftlich nicht lohnt.
Der Agent (Claude Sonnet) ordnet neue Bekanntmachungen von TED und DÖE anhand dieses Profils ein. Treffer mit hoher Bewertung gehen direkt in die automatische Word-Erstellung. Treffer mit mittlerer Bewertung landen auf einer Prüfliste für eine einzige Akquise-Verantwortliche. Kommt eine Bewerbung in die nächste Runde, erstellt derselbe Agent die Präsentation nach denselben Kriterien aus dem Büro-Profil.
Compliance: Der Agent übernimmt nur die Vorarbeit. Eigenerklärungen wie die EEE (Einheitliche Europäische Eigenerklärung) und die rechtskonforme Durchführung des Verfahrens bleiben im bestehenden Workflow des Büros. Das Risiko nach VgV, GWB und HOAI bleibt vollständig in der Hand des Büros.
Modellrechnung
Die Hochrechnung geht von den Ist-Werten aus, die der Büroinhaber genannt hat (10 Mitarbeiter-Stunden pro Tag in der Akquise), und ist gegen die TED- und DÖE-Bekanntmachungen validiert, die der PoC verarbeitet hat:
- 10 Mitarbeiter-Stunden pro Tag → 30 Minuten Prüfung in der Akquise (Faktor 20)
- Eigenschaft der Architektur: Fällt der Engpass beim Einordnen weg, lassen sich mehr Bewerbungen ohne zusätzliches Personal bearbeiten.
- Eigenschaft der Architektur: Die Zuordnung nach Kompetenz wird einheitlicher, weil der Agent eine indexierte Personaldatenbank nutzt statt einer manuellen Zuordnung.
Die frei gewordene Zeit fließt zurück in die fachliche Planung. So wandert gut eine Vollzeitstelle aus der Akquise in die Planung, mit denselben Leuten.
Methodik im Detail
Damit der Faktor 20 nachvollziehbar bleibt, hier die Rechnung an einem generischen Planungsbüro aus dem Mittelstand. Grundlage sind die Ist-Werte des Büroinhabers und die Soll-Bearbeitungszeit, die wir im vollständig gebauten PoC validiert haben.
Branchentypische Annahmen
- Aufkommen auf TED und DÖE (Deutschland): Wir rechnen mit 800–1.200 relevanten Bekanntmachungen pro Woche über alle Sparten. TED ist die EU-weite Plattform, der Datenservice Öffentlicher Einkauf (DÖE) bündelt die Bekanntmachungen von Bund, Ländern und Kommunen.
- Trefferquote nach Indexierung des Büro-Profils: Typisch sind 0,5–2 % der neuen Bekanntmachungen echte Treffer für ein spezialisiertes Büro. Der Rest passt zur Sparte, aber nicht zum konkreten Profil.
- Manueller Sichtungsaufwand ohne Vorklassifikation: rund 3 Min pro Bekanntmachung × 200 Bekanntmachungen/Tag = 600 Min/Tag = 10 Mitarbeiter-Stunden/Tag (Ist-Wert laut Büroinhaber).
- HOAI-Honorarzonen: Für spezialisierte Büros sind vor allem Aufträge in den oberen Honorarzonen IV und V interessant, weil dort die Honorarsätze höher liegen.
- Vergaberecht: Eigenerklärungen wie die EEE bleiben im bestehenden Workflow des Büros. Die KI nimmt keine vergaberechtliche Bewertung vor. Das Risiko nach VgV, GWB und HOAI bleibt in der Hand des Büros.
Die Rechnung
- Faktor 20: 600 Min/Tag (Ist-Aufwand laut Büroinhaber) / 30 Min/Tag (im PoC validierte Soll-Bearbeitungszeit für die Prüfung der gefilterten Top-Treffer) = 20×. Die Soll-Zeit haben wir im vollständig gebauten PoC an echten TED- und DÖE-Bekanntmachungen gemessen, nicht modelliert.
- Was das in Stellen bedeutet: Bei 8 Stunden pro Arbeitstag entsprechen 10 Mitarbeiter-Stunden etwa 1,25 Vollzeitstellen in der Akquise. Akquise bringt kein Honorar, Planungsleistung schon. Jede Stunde, die aus der Akquise in die Planung wandert, lässt sich abrechnen.
Wovon das Ergebnis abhängt
- In kleineren Büros (unter 50 Mitarbeitende) sinkt die absolute Zahl gesparter Stunden. Der Faktor bleibt, aber die Wirtschaftlichkeitsrechnung für den Pilot sieht anders aus.
- Bei stark spezialisierten Büros (z. B. ausschließlich Tragwerksplanung in Honorarzone V) lässt das typische TED-Volumen noch schärfer filtern. Der Faktor kann auf 30–40× steigen, weil die Trefferquote unter 1 % liegt und manuelles Sichten entsprechend ineffizienter ist.
Die zentrale Erkenntnis
Eine Vergabe-KI, die nichts über das Büro weiß, kann nur allgemeine Treffer liefern. Entscheidend ist nicht das Modell, sondern die Indexierung des Büro-Profils. Ohne diesen Schritt liefert auch ein starkes Modell wie Claude Sonnet nur durchschnittliche Treffer.
Genau das haben wir gebaut: einen funktionierenden PoC, der das Büro-Profil indexiert und mit echten TED- und DÖE-Bekanntmachungen läuft. Die vollständige Umsetzung wurde nie beauftragt, der Prototyp läuft trotzdem. Für das nächste Büro ist er der Startpunkt eines PoC-Sprints und kein Konzept auf Papier.