Was wir in den Gesprächen gehört haben
In mindestens fünf Gesprächen mit Planungsbüros kam dasselbe Thema auf: Die Ausschreibungs-Akquise frisst Zeit, die niemand abrechnen kann. Der Ablauf ist über Jahre gewachsen und sieht fast überall gleich aus. Mehrere Leute teilen sich die Schritte: Bekanntmachungen auf den Vergabeportalen sichten und einordnen, Bewerbungsunterlagen schreiben, passende Mitarbeitende nach Kompetenz heraussuchen, Kooperationspartner anfragen.
Je nach Größe des Büros nannten die Inhaber mehrere Stunden bis gut 10 Stunden am Tag. Am oberen Ende ist das mehr als eine Vollzeitstelle, für Bewerbungen statt für Planung.
Ebenfalls in fast jedem Gespräch: Stichwortfilter und Vergabe-Tools wurden schon ausprobiert. Sie wissen aber nicht, welche Projekte zu einem Büro passen, liefern deshalb viele Bekanntmachungen, die nicht passen, und aussortieren muss wieder ein Mensch.
Architektur
Der Agent arbeitet nicht mit einem allgemeinen Stichwortfilter, sondern mit dem Profil des Büros. Dafür indexieren wir:
- Referenzen indexieren: Die Referenzen des Büros bekommen Tags für Sparte, Auftragsgröße, Bauphase und regionale Verteilung.
- Kompetenzen erfassen: Aus der Personaldatenbank kommen die Kompetenzen der Mitarbeitenden: Fachgebiete, Software-Kenntnisse, Zertifikate, typische Projektgrößen.
- Kooperationspartner: Die festen Partner sind nach Sparten getaggt, zusammen mit der Bilanz der bisherigen Zusammenarbeit.
- Ziel-Auftragsgrößen: Je Sparte legt das Büro fest, unterhalb welcher Auftragsgröße sich eine Bewerbung wirtschaftlich nicht lohnt.
Der Agent (Claude Sonnet) ordnet neue Bekanntmachungen von den Vergabeportalen anhand dieses Profils ein. Bei Treffern mit hoher Bewertung erstellt er aus den Ausschreibungsunterlagen direkt die erste Bewerbung. Treffer mit mittlerer Bewertung landen auf einer Prüfliste für eine einzige Akquise-Verantwortliche. Kommt eine Bewerbung in die nächste Runde, erstellt derselbe Agent die Präsentation nach denselben Kriterien aus dem Büro-Profil.
Compliance: Der Agent übernimmt nur die Vorarbeit. Eigenerklärungen wie die EEE (Einheitliche Europäische Eigenerklärung) und die rechtskonforme Durchführung des Verfahrens bleiben im bestehenden Workflow des Büros. Das Risiko nach VgV, GWB und HOAI bleibt vollständig in der Hand des Büros.
Modellrechnung
Die Hochrechnung geht vom oberen Ende der Werte aus, die Planungsbüros in unseren Gesprächen genannt haben (10 Mitarbeiter-Stunden pro Tag in der Akquise), und ist gegen die Bekanntmachungen validiert, die der Prototyp verarbeitet hat:
- 10 Mitarbeiter-Stunden pro Tag → 30 Minuten Prüfung in der Akquise (Faktor 20)
- Eigenschaft der Architektur: Fällt der Engpass beim Einordnen weg, lassen sich mehr Bewerbungen ohne zusätzliches Personal bearbeiten.
- Eigenschaft der Architektur: Die Zuordnung nach Kompetenz wird einheitlicher, weil der Agent eine indexierte Personaldatenbank nutzt statt einer manuellen Zuordnung.
Die frei gewordene Zeit fließt zurück in die fachliche Planung, mit denselben Leuten.
Was wir daraus mitnehmen
Eine Vergabe-KI, die nichts über das Büro weiß, kann nur allgemeine Treffer liefern. Entscheidend ist nicht das Modell, sondern die Indexierung des Büro-Profils. Ohne diesen Schritt liefert auch ein starkes Modell wie Claude Sonnet nur durchschnittliche Treffer.
Genau das haben wir gebaut: einen funktionierenden Prototyp, der das Büro-Profil indexiert und mit echten Bekanntmachungen läuft. Für Ihr Büro ist er der Startpunkt eines 10-Tage-Piloten und kein Konzept auf Papier.
Methodik im Detail: Annahmen und Rechnung
Damit der Faktor 20 nachvollziehbar bleibt, hier die Rechnung an einem generischen Planungsbüro. Grundlage sind die Werte aus unseren Gesprächen mit Planungsbüros und die Soll-Bearbeitungszeit, die wir im vollständig gebauten Prototyp validiert haben.
Branchentypische Annahmen
- Aufkommen auf den Vergabeportalen (EU und Deutschland): Wir rechnen mit 800–1.200 relevanten Bekanntmachungen pro Woche über alle Sparten.
- Trefferquote nach Indexierung des Büro-Profils: Typisch sind 0,5–2 % der neuen Bekanntmachungen echte Treffer für ein spezialisiertes Büro. Der Rest passt zur Sparte, aber nicht zum konkreten Profil.
- Manueller Sichtungsaufwand ohne Vorklassifikation: rund 3 Min pro Bekanntmachung × 200 Bekanntmachungen/Tag = 600 Min/Tag = 10 Mitarbeiter-Stunden/Tag (oberes Ende der Werte aus den Gesprächen).
- HOAI-Honorarzonen: Für spezialisierte Büros sind vor allem Aufträge in den oberen Honorarzonen IV und V interessant, weil dort die Honorarsätze höher liegen.
- Vergaberecht: Eigenerklärungen wie die EEE bleiben im bestehenden Workflow des Büros. Die KI nimmt keine vergaberechtliche Bewertung vor. Das Risiko nach VgV, GWB und HOAI bleibt in der Hand des Büros.
Die Rechnung
- Faktor 20: 600 Min/Tag (oberes Ende aus den Gesprächen) / 30 Min/Tag (im Prototyp validierte Soll-Bearbeitungszeit für die Prüfung der gefilterten Top-Treffer) = 20×. Die Soll-Zeit haben wir im vollständig gebauten Prototyp an echten Bekanntmachungen gemessen, nicht modelliert.
- Was das in Stellen bedeutet: Bei 8 Stunden pro Arbeitstag entsprechen 10 Mitarbeiter-Stunden etwa 1,25 Vollzeitstellen in der Akquise. Akquise bringt kein Honorar, Planungsleistung schon. Jede Stunde, die aus der Akquise in die Planung wandert, lässt sich abrechnen.
Wovon das Ergebnis abhängt
- Kleinere Büros sparen absolut weniger Stunden, der Faktor bleibt ähnlich.
- Bei stark spezialisierten Büros (z. B. ausschließlich Tragwerksplanung in Honorarzone V) lässt sich noch schärfer filtern. Der Faktor kann auf 30–40× steigen, weil die Trefferquote unter 1 % liegt und manuelles Sichten entsprechend ineffizienter ist.
