Von Zapier auf selbst gehostetes n8n: wann sich der Umstieg rechnet.

Sie verantworten die IT in einem mittelständischen Unternehmen. Ihre operativen Teams haben Zapier oder Make in den letzten zwei Jahren auf mehr als 40 Workflows ausgebaut. Abgerechnet wird pro Task, und die Monatsrechnung geht Richtung fünfstellig. Wir rechnen durch, ob sich selbst gehostetes n8n für Sie lohnt. Wenn ja, ziehen wir die Workflows um und übergeben das System dokumentiert an Ihr Team.

Erstgespräch vereinbaren Oder schreiben Sie uns, ein Satz genügt.

Schwerpunkte

Buy-vs-Build-Audit mit klarer Empfehlung
Zwei Wochen. Wir erfassen alle Workflows in Zapier oder Make und vergleichen die Kosten über drei Jahre mit einem selbst gehosteten System, inklusive Betriebsaufwand. Am Ende steht eine klare Empfehlung. Lohnt sich der Umstieg nicht, sagen wir das.
Umstieg im laufenden Betrieb
Wir erfassen die Abhängigkeiten der Workflows, lassen Zapier und n8n eine Zeit lang parallel laufen und stellen schrittweise um, meist 5–10 Workflows pro Woche. Jeder Workflow wird in n8n getestet, bevor der alte abgeschaltet wird. Das hält das Risiko für das Tagesgeschäft klein.
Danach betreibt Ihre IT das System, nicht wir
n8n läuft auf Ihrer eigenen Infrastruktur: Docker, Kubernetes oder EU-Cloud. Monitoring, Backups und die Verwaltung von Zugangsdaten sind dokumentiert und gehen zum Projektende an Ihr Team. Die Kosten wachsen nicht mehr mit jeder Ausführung, und für den Betrieb brauchen Sie uns nicht. Für Workflows mit festen Regeln ist n8n ein gutes Werkzeug. Sobald ein Schritt Freitext liest, Entscheidungen trifft oder mit Agents arbeitet, bauen wir in Code, mit eve als Grundlage: Jede Änderung ist dokumentiert und lässt sich vergleichen, jeder Lauf hat Tests und ein Protokoll, ein Fehler lässt sich auf die Zeile zurückverfolgen, und ein Rollback ist der Wechsel auf den vorherigen Stand. Klick-Workflows sind schnell gebaut, aber schwer zu prüfen, wenn sie wachsen: kein Vergleich zwischen zwei Ständen, keine Tests, Fehlersuche im Browser. Bei 40 Workflows merkt man das, bei 200 zahlt man dafür.

Warum Zapier- und Make-Kosten mit der Zeit so stark steigen.

Zapier und Make sind ein guter Start, gerade für die ersten 20 Workflows. Beide rechnen nach Nutzung ab: Je mehr Workflows es gibt und je öfter sie laufen, desto höher die Rechnung. Ein selbst gehostetes System kostet dagegen vor allem Hosting und Betrieb, und diese Kosten wachsen kaum mit der Zahl der Ausführungen. In einer Modellrechnung für ein typisches mittelständisches Unternehmen kamen wir auf Zapier-Kosten von 14.800 €/Monat. In so einer Lage kann sich eine Migration innerhalb weniger Monate rechnen. Aber nicht jedes Setup lohnt den Umzug. Wie komplex die Workflows sind, was Ihr Team selbst betreiben kann und welche Anbieterstrategie Sie verfolgen, muss vorher geklärt sein. Im Buy-vs-Build-Audit erfassen wir Ihre Workflows, vergleichen die Gesamtkosten über drei Jahre (Lizenzen, Hosting, Betrieb) und geben eine klare Empfehlung. Rechnet sich der Umstieg, planen wir die Migration. Rechnet er sich nicht, sagen wir das. Mit dem Ergebnis können Sie intern weiterarbeiten, mit uns umsetzen oder mit einem anderen Partner.

Passende Projekte und Muster

Use CasePlanungsbüro, 2026
Ausschreibungen im Planungsbüro: 30 Minuten Prüfung statt 10 Stunden Akquise am Tag
Wie ein Agent, der mit dem konkreten Büro-Profil arbeitet, täglich zehn Mitarbeiter-Stunden Ausschreibungs-Akquise auf dreißig Minuten Prüfung verkürzen kann, ohne auf generische Vergabe-KI zu setzen. Eine Use-Case-Studie auf Basis unseres produktreifen Prototyps.
20×
Weniger Zeit in der Akquise (Hochrechnung aus den Ist-Werten des Büroinhabers)

Passende Angebote

Umsetzung
Wochen, nicht Quartale
Aus einer Idee oder einer ersten Version soll etwas werden, das im Alltag läuft.
Laufendes System, Design, Cloud-Einrichtung, Dokumentation, Übergabe
Audit
Zwei Wochen
Etwas muss sich ändern, aber noch ist unklar, wo der Hebel liegt.
Ausgangslage in Zahlen, Maßnahmen-Roadmap, Architektur-Skizze, nächster Schritt
CTO auf Zeit
Monatlich, laufend
Sie verantworten die Technik, aber im Team fehlt jemand mit der nötigen Erfahrung.
Architektur-Reviews, Berichte, Mentoring, Erreichbarkeit bei Ausfällen

Häufige Fragen

Was bekommen wir aus dem Audit?

Eine Übersicht aller Workflows, einen Kostenvergleich über drei Jahre zwischen Zapier oder Make und Self-hosting, eine Einschätzung der technischen Risiken beim Umzug und, wenn sich der Umstieg rechnet, einen Migrationsplan. Mit dem Ergebnis können Sie intern weiterarbeiten, mit uns umsetzen oder mit einem anderen Partner. Zu einem Folgeauftrag sind Sie nicht verpflichtet.

Wann lohnt sich Self-hosting nicht?

Bei weniger als 15–20 produktiven Workflows, einer stark schwankenden Zahl an Workflows oder einem Team ohne Erfahrung im Betrieb von Containern. Dann zahlen Sie bei Zapier oder Make in der Regel weniger, als ein eigenes System mit Hosting und Betrieb kostet. Das steht dann auch so im Audit. Migrationen, die sich nicht rechnen, empfehlen wir nicht.

Was passiert mit den bestehenden Zapier-Workflows während der Migration?

Sie laufen weiter. Wir bauen die Workflows parallel in n8n nach und stellen sie einzeln um, meist 5–10 pro Woche. Jeder Workflow wird in n8n getestet, bevor der alte abgeschaltet wird. Ist der letzte umgezogen, können Sie das Zapier-Abo kündigen.

Kann unser Team den n8n-Stack danach selbst betreiben?

Ja, darauf ist das Projekt ausgelegt. Wir bauen eigene Nodes für Ihre internen Systeme, dokumentieren die Regeln, nach denen Workflows aufgebaut werden, und machen vor der Übergabe einen Workshop mit Ihrem Team. Ziel ist, dass Ihr Team das System nach der Übergabe allein betreibt. Wenn Sie danach weiter Austausch oder Unterstützung möchten, gibt es einen Wartungsvertrag oder unser Angebot CTO auf Zeit für strategische IT-Entscheidungen.

Sprechen Sie uns an.

Schreiben Sie uns in drei Sätzen, worum es geht. Sie bekommen an Werktagen in der Regel innerhalb von 24 Stunden eine erste Einschätzung von Kevin Ludwig. Oder Sie buchen direkt 30 Minuten per Video.